Em um primeiro nível de organização de rede, a regulação assistencial pode ser um instrumento de gestão importante para a garantia do acesso de qualidade, promovendo o equilíbrio entre necessidade, oferta e demanda. É uma forma de garantir o atendimento certo, no local e no momento certos. Um conjunto articulado de estruturas organizacionais, chamadas de centrais de regulação, seja ambulatorial, de regulação hospitalar ou de urgência e emergência, compõe o que pode ser chamado de Complexo Regulador. Este modelo é aplicável no Sistema Único de Saúde, nos diferentes níveis de gestão (municipal, estadual e federal), mas também é adotado nos sistemas privados de empresas de saúde verticalizadas.
O sucesso de um complexo regulador tem como base a identificação de duas realidades, a dos usuários e a dos serviços assistenciais. Por meio de um processo sistemático de identificação e classificação das necessidades dos usuários, baseado em critérios ou protocolos previamente estabelecidos, e ainda considerando o potencial de risco, agravos à saúde, grau de sofrimento e vulnerabilidade, obtém-se uma classificação de riscos da população a ser atendida. Por outro lado, o mapeamento das estruturas e competências da rede assistencial permitem o estabelecimento dos protocolos e dos critérios de encaminhamento.
Estes dois elementos constituem a base objetiva para um processo continuo de negociação e acompanhamento, por meio de indicadores e fóruns e/ou sistemas de avaliação. É essencial considerar a existência de filas de espera, mesmo em cenários de recursos abundantes. Assim como há procedimentos que demandam alto nível de especialização e alta densidade tecnológica, alguns destes ainda em processo de implantação, há situações epidemiológicas que podem alterar o tipo de demanda de saúde, exigindo das estruturas já estabelecidas um período de adaptação. Nestes contextos, um processo ativo de organizar, priorizar e monitorar a relação dos usuários que necessitam de um mesmo atendimento, requer a utilização da classificação de riscos já citada anteriormente.
A regulação também pode exercer o papel de garantir a máxima e melhor utilização dos recursos assistenciais ao esgotar todas as possibilidades nos níveis primário e secundário, racionalizando o máximo possível a estrutura cara e complexa do nível terciário. Se é possível fazer o diagnóstico de um câncer em um serviço secundário, a estrutura terciária poderá dedicar-se ao tratamento de mais pacientes já diagnosticados. Ou no caso da rede obstétrica, uma gestante de risco quer ter a garantia de um leito especializado, com toda o suporte neonatal, no momento de seu parto. E ainda, mais um exemplo, para alguns casos de cirurgia cardíaca, o preparo do paciente pode ocorrer em um hospital secundário.
Segundo a agenda de valor em saúde de Porter e Lee, o caminho para que as organizações trabalhem de forma integrada e mantenham o foco na jornada do paciente passa por quatro elementos:
1- Definição do escopo de cada serviço – quem vai fazer o que?
2- Concentração de volume em poucos serviços, principalmente para procedimentos de alta complexidade
3- Escolha do melhor local para cada linha de serviço - não necessariamente o mais próximo de sua casa, mas o de melhor qualidade e excelência
4- Integrar o cuidado entre os locais de atendimento – daí a importância de uma central de regulação eficiente
Um outro fator que constitui a base para sistemas de atenção integradas é a troca de informações dos pacientes. Os dados do paciente devem estar em um local visível a todos que participam do cuidado. O prontuário em papel não permite isso, mas a tecnologia atual permite. Mas alguns elementos, inclusive conceituais de manejo dos dados de prontuário do paciente, precisam ser considerados, como um sistema centrado no paciente que preveja transparência e interatividade, ou seja, um portal do paciente para que ele também possa ter acesso às informações e interagir também.